Urząd Gminy Bedlno

I. WPROWADZENIE

1. Gmina Bedlno ogłasza wszczęcie postępowania na realizację dostawy sprzętu komputerowego i oprogramowania w ramach realizacji projektu ,,Cyfrowa Gmina” przez Gminę Bedlno.
2. Przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej V Rozwnój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia, dotyczący realizacji projektu grantowego „Cyfrowa Gmina” dla Gminy Bedlno o numerze POPC.05.01.00-00- 0001/21-00.
3. Celem projektu ,,Cyfrowa Gmina” jest wsparcie rozwoju cyfrowego gminy oraz zwiększenie cyberbezpieczeństwa.

II. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Bedlno
Bedlno 24

99-311 Bedlno
tel. +48 24 282-14-20

e-mail: ug@bedlno.pl
NIP: 7752406180
REGON: 7752406180

III. INFORMACJE OGÓLNE

1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września

2019 r. Prawo zamówień publicznych.

1. Wykonawca zostanie wybrany w niniejszym zapytaniu ofertowym zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w części 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Socjalnego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 21.12.2020 r. z uwzględnieniem częściowego zawieszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w treści niniejszego zapytania ofertowego w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert przez Wykonawców. W przypadku wprowadzenia zmian zostaną one niezwłocznie opublikowane w zakładce ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności pod adresem: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Publikacja ze zmianą zawierać będzie datę wprowadzenia zmiany i opis wprowadzonej zmiany.
3. Jeżeli wprowadzone w treści zapytania ofertowego zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych przez Wykonawców, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do ich przygotowania, nie krótszy niż 3 dni.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie.
5. Załączniki do niniejszego zapytania ofertowego stanowią integralną część niniejszego zapytania.

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa sprzętu komputerowego i oprogramowania w ramach realizacji projektu ,,Cyfrowa Gmina” przez Gminę Bedlno.
2. W szczególności przedmiot zamówienia obejmuje dostawę serwerów, dostawę wyposażenia serwerowni, komputerów przenośnych, tabletów, oprogramowania komputerowego, wyposażenia serwerowni, urządzenia klasy UTM, zasilacza awaryjnego, systemu elektronicznych obrad sesji oraz przeprowadzenie audytu cyberbezpieczeństwa i szkolenia pracowników Gminy Bedlno.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został opisany w załączniku nr 1 do

niniejszego zapytania ofertowego.

1. Zamawiający nie dopuszcza ofert wariantowych.
2. Zamawiający nie przewiduje negocjacji.
3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
4. Dokonując opisu przedmiotu zamówienia zamawiający uwzględnił następujące kody oznaczone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

30213100-6 Komputery przenośne

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

48820000-9 Serwery sieciowe

48820000-3 Serwery plików

32420000-3 Urządzenia sieciowe

48219100-7 Pakiety oprogramowania bramowego

35100000-5 Urządzenia awaryjne i zabezpieczające

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki udziału:
   1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie przedmiotu zamówienia tj. prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem zamówienia. Warunkiem spełnienia wymagania jest dostarczenie dokumentu w postaci odpisu KRS lub wydruku CEIDG załączonego do formularza oferty;
   2. posiadania wiedzy i doświadczenia w realizacji przedmiotu zamówienia:
      1. Dostawa sprzętu komputerowego obejmujące dostawę serwera, laptopów, oraz oprogramowania komputerowego na kwotę min. 100 000 złotych brutto
2. Składając ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie wykonawca akceptuje treść niniejszego zapytania.
3. Weryfikacja spełniania wyżej opisanych warunków udziału zostanie wykonana na podstawie informacji zawartych w formularzu oferty oraz załączonych do niego dokumentów. Ocena warunków dokonana zostanie na zasadzie formuły spełnia/nie spełnia warunku.
4. Z udziału w niniejszym postępowaniu wykluczeni są wykonawcy, którzy powiązani są kapitałowo lub osobowo z zamawiającym. Za powiązania kapitałowe i osobowe uważa się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane
   z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
5. Z udziału w postępowaniu wyłączeniu podlegają wykonawcy, o których mowa w art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

VI. DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA JAKIE WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DOŁĄCZYĆ DO SKŁADANEJ OFERTY.

1. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz formularzem ofertowym ( załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) następujących dokumentów i oświadczeń:
   1. Załącznik nr 1 – formularz Ofertowy
   2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
   3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań Wykonawcy z Zamawiającym
   4. Załącznik nr 5 – Opis przedmiotu zamówienia
   5. Referencje lub inne dokumenty potwierdzające spełnianie warunków dot. posiadanej wiedzy lub doświadczenia określone w Zapytaniu ofertowym – rozdział VI. pkt. 1. ppkt. b)
   6. Wyniki z testów BAPCo SYSmark® 2025 dla pozycji nr 5. Stacja robocza – komputer przenośny
   7. Wyniki z testów BAPCo Mobile Mark® 2025 dla pozycji nr 5. Stacja robocza – komputer przenośny
   8. Certyfikat ISO 9001 dla producenta komputera przenośnego
   9. Certyfikat ISO 50001 dla producenta komputera przenośnego
   10. Deklaracja CE dla pozycji nr 5. Stacja robocza – komputer przenośny
   11. Oświadczenie producenta nt. realizacji gwarancji dla pozycji nr 5. Stacja robocza – komputer przenośny
   12. Wyniki z testów PassMark - CPU Mark dla pozycji 10. Serwer wraz z oprogramowaniem systemowym

VII. ROZWIĄZANIA RÓWNOWAŻNE.

1. W sytuacji, gdy nie da się opisać przedmiotu zamówienia w sposób wystarczająco precyzyjny i zrozumiały, a Zamawiający stosuje odniesienia do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, odniesieniu towarzyszy słowo ,,równoważny”.
2. Jeżeli wykonawca udowodni, że w swojej ofercie proponuje rozwiązania w równoważnym stopniu spełniające wymagania określone w zapytaniu ofertowym Zamawiający nie może odrzucić jego oferty.

VIII. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCÓW:

1. Kryteria oceny:
   1.  Cena oferowana brutto (C) – waga 60%
   2. Termin realizacji (T)– waga 40% w rozkładzie:

1. 10 - 14 dni – 0%
2. 5 – 9 dni – 20%
3. Do 4 dni – 40%

Punktacja w ramach tego kryterium będzie liczona według poniższego wzoru:

W= C1/C2* M + T

W- wartość punktowa uzyskana przez wykonawcę

C1 – cena brutto najniższej oferty spośród ofert złożonych

C2 – cena ofertowa brutto wykonawcy, który złożył ofertę

M – maksymalna liczba pkt przyznana w tym kryterium.

T – termin realizacji zaoferowany przez Wykonawcę

*symbol mnożenia

1. Ocena ofert w powyżej wymienionych kryteriach będzie dokonywana do dwóch miejsc po przecinku.
2. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość pkt. Jeżeli cena oferty wybranej jako najkorzystniejsza przekroczy kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający może odstąpić od realizacji zamówienia.
3. Ocena ofert zostanie dokonana w oparciu o informacje zawarte przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. W przypadku niewypełnienia lub błędnego wypełnienia formularza ofertowego przez wykonawcę w zakresie informacji podlegających ocenie pkt oferta zostanie odrzucona.

IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Wypełniony Załącznik nr 5.
3. Załączniki do formularza ofertowego tj. odpis z KRS i/lub CEIDG (dokument nie starszy niż 3 miesiące) należy dołączyć do formularza ofertowego i przesłać razem z nim do Zamawiającego oraz dokumentami i oświadczeniami wymienionych w rozdziale VII.
4. Zamawiający nie dopuszcza uzupełnienie oferty o dokumenty określone
   w rozdziale VII pkt. 1 ppkt. a) – d)
5. Zamawiający dopuszcza uzupełnienie oferty o dokumenty określone
   w rozdziale VII pkt. 1 ppkt. e) – l)
6. W przypadku, gdy oferta zostanie złożona przez pełnomocnika należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo.
7. Wszystkie strony oferty powinny zostać zaparafowane przez uprawnioną do reprezentacji osobę, a oferta podpisana przez taką osobę. W przypadku podpisania oferty przez osobę upoważnioną do oferty dołączyć należy oryginał lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię pełnomocnictwa.
   W przypadku braku pełnomocnictwa Zamawiający wezwie Wykonawcę do jego uzupełnienia w wyznaczonym przez niego terminie.
8. Zmiany lub poprawki w treści oferty muszą być każdorazowo parafowane przez upoważnioną do reprezentacji osobę.
9. Wymagany przez Zamawiającego termin związania Wykonawcy złożoną oferta wynosi 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert. Termin ten na wniosek Zamawiającego może zostać jednokrotnie przedłużony o kolejne 30 dni, najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą.
10. Cena oferty powinna zostać podana przez Wykonawcę z dokładnością do dwóch

miejsc po przecinku.

1. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia wynikające z treści niniejszego zapytania w tym transport, wniesienie i rozstawienie sprzętu wg. zaleceń Zamawiającego.
2. Każdy potencjalny Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę.

X. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY

1. Ofertę można złożyć w formie papierowej i elektronicznej. Ofertę w jednej z dwóch przewidzianych form należy złożyć do dnia 23.12.2022r. do godziny 15:00.
2. Ofertę w formie papierowej w języku polskim należy złożyć w zamkniętej kopercie z opisem ,,Oferta na zapytanie ofertowe nr 1/I/2022” i należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego na adres wskazany w rozdziale II niniejszego zapytania.
3. Ofertę w formie elektronicznej w języku polskim należy złożyć za pomocą strony internetowej bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, zgodnie z instrukcją - dostępną pod adresem https://archiwum- bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/info/web_instruction.
   W tym celu należy wyszukać zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności
   i złożyć ofertę w zakładce oferty.
4. Potencjalny Wykonawca może przed terminem składania ofert zmienić jej treść. Zmiany treści należy dokonać w formie pisemnej. W tym samym terminie może również wycofać wcześniej złożoną ofertę.
5. Zmiana treści oferty lub jej wycofanie nie jest możliwa po upływie terminu składania ofert.
6. Oferty złożone po terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu.

XI. WYBÓR OFERTY

1. Zamawiający dokona weryfikacji złożonych ofert sprawdzając:
   1. dzień  i  godzinę  wpływu  oferty  pod  kątem  jego  zgodności  z  treścią zapytania ofertowego;
   2. wystąpienie powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym zgodnie ze złożonym oświadczeniem;
   3. spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu;
   4. poprawności złożenia oferty zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale IX niniejszego zapytania ofertowego;
   5. złożenia załączników do oferty tj. oświadczeń i dokumentów, o których mowa w rozdziale VI;
   6. zgodności oferty z opisem przedmiotu zamówienia;
2. W przypadku gdy oferta będzie niezgodna z wymaganiami opisanymi z zapytaniu ofertowym zostanie odrzucona.
3. Następnie Zamawiający dokona oceny pkt złożonych i nieodrzuconych ofert według kryteriów oceny ofert określonych w rozdziale VIII. Na podstawie oceny dokona wyboru Wykonawcy przedmiotu zamówienia. O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje łączna liczba uzyskanych pkt. w każdym
   z kryteriów.
4. Zamawiający może żądać od Wykonawcy w toku badania i oceny ofert złożenia dodatkowych wyjaśnień, jeżeli nie naruszy to zasady konkurencyjności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednokrotnego zwrócenia się do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień, uzupełnienie informacji, poprawnie oczywistych omyłek pisarskich.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednokrotnego zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Za ofertę z rażąco niską ceną uznaje się ofertę z ceną niewiarygodną, nierealistyczną w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i pozostałych złożonych ofert. Wyjaśnienie powinno wskazywać, że cena jest wiarygodna i realistyczna. Wykonawca może w tym celu przedstawić dowody.
6. Zamawiający odrzuci ofertę, gdy Wykonawca nie złoży wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Wykonawcę lub gdy wyjaśnienia nie będą potwierdzały, że oferta wykonawcy spełnia wymagania udziału w postępowaniu lub nie zawiera rażąco niskiej ceny.
7. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
8. Wykonawca, którego oferta wybrana zostanie jako najkorzystniejsza, zostanie zaproszony do podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
9. Termin realizacji przedmiotu zamówienia wynosi 60 dni od dnia zawarcia umowy.
10. Jeżeli wybrany wykonawca nie podpisze w terminie ustalonym
    z Zamawiającym umowy lub podpisanie umowy przez niego stanie się niemożliwe, Zamawiający wybierze kolejną ofertę.
11. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana w Bazie konkurencyjności w zakładce ogłoszenie. Dodatkowo wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu Zamawiający poinformuje w drodze mailowej.
12. Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie Zamawiającego. Każdy Wykonawca będzie mógł wziąć w nim udział i zapoznać się treścią sporządzonego protokołu i ofertami. Otwarcie nastąpi dnia 26.12.2022r o godzinie 9:00.
13. Jeżeli Oferent uzna, że elementy oferty stanowią tajemnice przedsiębiorstwa zgodnie z Ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zobowiązany jest do złożenia stosownego oświadczenia w tym zakresie.

XII. KOMUNIKACJA I UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ

1. Każdy potencjalny Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem do treści niniejszego zapytania.
2. Pytania potencjalni Wykonawcy mogą przesyłać do Zamawiającego za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. Potencjalny Wykonawca może zwrócić się z pytaniem do Zamawiającego nie później niż 4 dni przed terminem składania ofert.
3. Zamawiający ma obowiązek udzielania odpowiedzi na zadane przez Wykonawców pytania w terminie umożliwiającym złożenie oferty, jednak nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert.
4. Jeżeli Wykonawca zwróci się z zapytaniem po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2 Zamawiający może udzielić odpowiedzi lub pozostawić pytanie bez odpowiedzi.
5. Pytania i odpowiedzi zamawiający zamieści w Bazie konkurencyjności.
6. W przypadku, gdy odpowiedź na zadane pytanie będzie podstawą do zmiany treści zapytania ofertowego warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny oferty) Zamawiający przedłuży termin składania ofert o niezbędny do przygotowania oferty, jednak nie krótszy niż 5 dni.
7. Osobą do udzielania odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące treści

zapytania ofertowego jest Wiesław Głuszcz e-mail: informatyk@ugbedlno.pl

XIII. PODWYKONAWSTWO

1. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia. Odpowiedzialność za realizację zamówienia ponosi Wykonawca.
2. Potencjalny Wykonawca zobowiązany jest podać dane podwykonawcy i zakres jego podwykonawstwa w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

XIV. UMOWA Z WYKONAWCĄ

1. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany umowy zawartej
   z wykonawcą, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą, z wyłączeniem zmian, o których mowa w projekcie umowy z Wykonawcą stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy.

XV. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Składając ofertę Oferent/ Wykonawca przyjmuje do wiadomości postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszego zapytania.

XVI. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań Wykonawcy z Zamawiającym

Załącznik nr 4 – Projekt umowy

Załącznik nr 5 – Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 6 – Klauzura informacyjna RODO

Załącznik nr 7 - Załącznik dotyczący zmian w Zapytaniu ofertowym

 

Wójt  Gminy 

Józef Ignaczewski