ZARZĄDZENIE Nr 29/2003

              WÓJTA GMINY BEDLNO

                  z dnia 26 czerwca 2003 roku

 

 

w sprawie:

                                       wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu     

                                                  Gminy Bedlno

 

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz. 1591 zmiany: Dz. U. z 2002 roku Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806 )

ustalam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Bedlno stanowiący Załącznik Nr 1 do Zarządzenia.

§ 2. Tracą moc:

1. uchwała Nr III/12/98 Rady Gminy Bedlno z dnia 04 grudnia 1998 roku, w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Bedlno,

         2. uchwała Nr XII/119/99 Rady Gminy Bedlno z dnia 28  grudnia 1999 roku, w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Bedlno,

3. uchwała Nr XIX/183/2000 Rady Gminy Bedlno z dnia 28 grudnia 2000 roku, w sprawiezmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Bedlno,

4. uchwała Nr XX/188/2001 Rady Gminy Bedlno z dnia 26 stycznia 2001 roku, w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Bedlno,

5. uchwała Nr XXIII/204/2001 Rady Gminy Bedlno z dnia 25 kwietnia 2001 roku, w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Bedlno,

                                   § 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Wójta

Gminy Bedlno

Nr 29/2003 z dnia 26.06.2003

 

 

 

 

       REGULAMIN ORGANIZACYJNY

          U R Z Ę D U G M I N Y B E D L N O

 

 

 

                I POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

                                     § 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Bedlno, zwany dalej Regulaminem określa:

1. Zakres działania i zadania Urzędu Gminy Bedlno zwanego dalej Urzędem.

2. Organizację Urzędu.

3. Zasady funkcjonowania Urzędu.

4. Zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych pracowników.

                                        § 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Bedlno.

2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Bedlno.

3. Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Bedlno, Sekretarza Gminy Bedlno, Skarbnika Gminy Bedlno, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bedlnie.

                                          § 3

Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

                                           § 4

Siedzibą Urzędu jest miejscowość Bedlno.

                                            § 5

1. Urząd jest czynny w dniach roboczych: w poniedziałki, wtorki, czwartki, piątki w godzinach 7 ³° - 15°° ; w środy w godzinach 7 30 - 17 oo.

2. Urząd Stanu Cywilnego w Bedlnie udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy w godzinach uzgodnionych z Kierownikiem lub z Wójtem.

3. W uzasadnionych przypadkach Wójt może wprowadzić inne godziny pracy urzędu lub wprowadzić dzień wewnętrzny dla poszczególnych pracowników.

                           § 6

1. Kierownikiem urzędu jest Wójt.

2. W urzędzie zatrudnieni są pracownicy samorządowi w ramach stosunku pracy na podstawie:

- wyboru – Wójt Gminy

- powołania - Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy

- umowy o pracę – pozostali pracownicy

Status pracowników samorządowych określa ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych.

Wymagane kwalifikacje w stosunku do pracowników samorządowych określa rozporządzenie RM z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.

Organizację i porządek pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika określa Regulamin Pracy ustalony przez Wójta.

 

                II ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

 

                                               § 7

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady i jej komisji oraz Wójta

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonania spoczywających na Gminie:

1/ zadań własnych,

2/ zadań zleconych,

3/ zadań wynikających z porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)

4/ zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia komunalnego,

5/ zadań wynikających z ustaw szczególnych.

 

                                          § 8

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1/ przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, zarządzeń, postanowień i innych czynności prawnych przez organy Gminy,

2/ wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności lub zarządzeń faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,

3/ zapewnianie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,

4/ przygotowywanie materiałów do uchwalania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,

5/ realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

6/ zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Sesji Rady, posiedzeń komisji i spotkań Wójta,

7/ prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8/ wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

a/ przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b/ prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c/ przekazywanie akt do archiwum,

9/ realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

 

                                                III ORGANIZACJA URZĘDU

 

                                                     § 9

  1. Bezpośrednimi przełożonymi dla poszczególnych stanowisk pracy są:

 

1. Wójt Gminy dla:

- Sekretarza Gminy

- Skarbnika Gminy

- kierowników jednostek organizacyjnych Gminy

2. Sekretarz Gminy dla:

- samodzielnego stanowiska pracy ds. obywatelskich i USC

- samodzielnego stanowiska pracy ds. obronnych

- samodzielnego stanowiska pracy ds. kadr

- samodzielnego stanowiska pracy ds. organizacyjnych i rad

- samodzielnego stanowiska pracy ds. kancelaryjno - biurowych

- samodzielnego stanowiska pracy ds. działalności gospodarczej

- samodzielnego stanowiska pracy ds. gospodarki komunalnej i prze -

strzennej

- samodzielnego stanowiska pracy ds. gospodarki gruntami

- samodzielnego stanowiska pracy ds. rolnictwa i ochrony środowiska

- samodzielnego stanowiska pracy ds. ograniczania bezrobocia

- pracowników obsługi: sprzątaczki, pracownika gospodarczego- palacza co

3. Skarbnik Gminy dla Referatu Finansowego:

- z-cy Skarbnika Gminy

- stanowisk pracy ds. księgowości budżetowej

- stanowiska pracy ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych

- stanowiska pracy ds. windykacji należności

- stanowiska pracy ds. księgowości podatkowej

- kasjera

2. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący Załącznik Nr 1 do Regulaminu.

                                          § 10

1. Pracownicy Urzędu pracują w oparciu o ustalony szczegółowy zakres czynności opracowany przez:

1. Sekretarza Gminy dla Skarbnika Gminy dla samodzielnych stanowisk pracy i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy

2. Skarbnika Gminy dla pracowników Referatu Finansowego.

2. W zakresie czynności uwzględnia się upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu Wójta, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.

3. Zakresy czynności, o których mowa w punkcie 1 podlegają zatwierdzeniu przez Wójta.

W przypadku Referatu Finansowego zaopiniowaniu przez Sekretarza.

 

                       IV ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

 

                                        § 11

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1. praworządności,

2. służebności wobec społeczności lokalnej,

3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4. jednoosobowego kierownictwa,

5. kontroli wewnętrznej,

6. podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególnych pracowników,

7. wzajemnego współdziałania.

                                              § 12

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

                                              § 13

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

                                             § 14

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasad szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

 

                                             § 15

1. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

 

                                               § 16

1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań Urzędu przez poszczególnych pracowników.

2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Wójt swoim zarządzeniem.

3. Do przeprowadzenia kontroli uprawnieni są:

- Rada Gminy poprzez Komisję Rewizyjną zgodnie z Regulaminem Rady Gminy

- Wójt i Sekretarz w sprawach funkcjonowania Urzędu

- Skarbnik Gminy w zakresie funkcjonowania Referatu Finansowego i spraw finansowych prowadzonych przez inne stanowiska pracy

4. Kontrola wewnętrzna obejmuje:

  • ustalenie stanu faktycznego
  • badanie wykonanych zadań pod względem zgodności z przepisami prawa
  • ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych
  • wskazanie sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości

5. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół.

 

                                                   § 17

1. Pracownicy Urzędu realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Pracownicy Urzędu są obowiązani do współpracy i współdziałania między sobą w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

 

                    V ZAKRESY ZADAŃ I KOMPETENCJE WÓJTA

                              SEKRETARZA I SKARBNIKA

 

                                                    § 18

Zadania i kompetencje Wójta:

1. jest Kierownikiem Urzędu w rozumieniu Kodeksu pracy,

2. kieruje bieżącymi sprawami Gminy,

3. reprezentuje Gminę na zewnątrz i prowadzi negocjacje w sprawach dotyczących Gminy,

4. wydaje decyzje administracyjne w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

5. udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,

6. podejmuje czynności należące do kompetencji Rady w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych bezpośrednio z zagrożeniem interesu publicznego,

7. jest terenowym Szefem Obrony Cywilnej,

8. ponosi odpowiedzialność za realizację zadań z zakresu obronności Państwa na terenie Gminy,

9. jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do Kierowników Gminnych Jednostek Organizacyjnych

10. ma prawo wglądu w dokumenty sołectwa oraz wstępu do pomieszczeń i budynków należących do sołectwa,

11. wydaje zarządzenia wprowadzające w życie regulaminy wewnętrzne dotyczące działalności Urzędu, jednostek organizacyjnych, instrukcję obiegu dokumentów, regulaminy funduszu nagród, socjalnego itp.,

 

                                              § 19

Zadania i kompetencje Sekretarza:

1. wykonuje zadania powierzone przez Wójta,

2. zastępuje Wójta w razie nieobecności lub niemożności pełnienia przezeń obowiązków,

3. wykonuje w imieniu Wójta funkcję Kierownika administracyjnego Urzędu,

4. opracowuje projekt Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnia go w miarę potrzeby,

5. sprawuje nadzór nad organizacją pracy i czasem pracy wszystkich pracowników Urzędu,

6. rozstrzyga spory kompetencyjne między pracownikami,

7. dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników,

8. dba o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia,

9. planuje koszty utrzymania Urzędu i rozlicza się z wydatków przewidzianych na ten cel w budżecie Gminy,

10. w porozumieniu z Wójtem i Przewodniczącym Rady przygotowuje tematykę posiedzeń Rady,

11. współpracuje z Radą i jej organami,

12. współpracuje z sołectwami i zapewnia udział przedstawiciela Wójta na zebraniach wiejskich,

13. przedstawia Wójtowi propozycje do powierzenia określonych czynności pracownikom, a w szczególności tych, których w dniu opracowania regulaminu nie powierzono nikomu i których konieczność wykonania nastąpi w czasie przyszłym,

14. informuje Wójta o konieczności dokonania zmian personalnych,

15. prezentuje nowo przyjętych pracowników

16. przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,

17. koryguje i organizuje sprawy związane z wyborami i spisami,

18. realizuje ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych w zakresie organizacji przetargów pod potrzeby Urzędu,

                                              § 20

Zadania i kompetencje Skarbnika:

1. nadzoruje sprawy finansowe Gminy oraz kieruje pracą Referatu Finansowego

2. przekazuje pracownikom wytyczne do opracowania niezbędnych informacji  związanych z projektem planu budżetowego,

3. przygotowuje projekt budżetu i budżet Gminy,

4. dokonuje analiz budżetu i na bieżąco informuje Wójta o jego realizacji,

5. dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg

dokumentów finansowych

6. sporządza sprawozdania finansowe: kwartalne, półroczne i roczne

7. realizuje ustawy:

  • o finansowaniu gmin,
  • o dochodach, podatkach i opłacie skarbowej,

8. realizuje budżet Gminy,

9. realizuje zadania i obowiązki wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 02 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,

10. zapewnia ochronę mienia komunalnego ( inwentaryzacje ),

11. kontroluje wykonanie ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych przy wydatkowaniu środków publicznych,

12. opracowuje zakresy czynności dla pracowników Referatu Finansowego,

13. stara się pozyskiwać środki finansowe z zewnątrz do budżetu Gminy,

 

             VI ZADANIA WSPÓLNE DLA PRACOWNIKÓW URZĘDU

 

                                               § 21

W celu wykonania powierzonych zadań pracownicy wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:

1. przygotowują projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,

2. opracowują projekty planów społeczno – gospodarczych rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczących ich zakresu działania,

3. opracowują prognozy, analizy i oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw,

4. zapewniają właściwą i terminową realizację zadań,

5. współpracują między sobą oraz jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,

6. zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji Rady,

7. rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych oraz skargi, wnioski i listy obywateli,

8. przygotowują projekty decyzji administracyjnych,

9. na polecenie Wójta kontrolują jednostki organizacyjne Gminy w części dotyczącej ich zakresu działania,

10. wykonują na polecenie Wójta lub Sekretarza inne zadania w sprawach nie objętych zakresem działania,

11. gromadzą i przygotowują materiały promujące Gminę,

12. prowadzą rejestr zleceń i umów,

13. wykonują zadania obronne wynikające z merytorycznego zakresu działania referatu bądź samodzielnego stanowiska pracy.

 

               VII SZCZEGÓŁOWE ZAKRESY DZIAŁANIA

 

                                           § 22

Do zadań Referatu Finansowego należy:

1. przygotowanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta

2. udzielanie pomocy Wójtowi w wykonaniu budżetu Gminy,

3. zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej urzędu,

4. uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy.

5. przygotowanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

6. sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

7. prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowości budżetowej, księgowości syntetycznej i analitycznej, wykonywaniu planów finansowych,

8. rozliczanie inwentaryzacji,

9. dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalenie wyniku finansowego,

10. przygotowywanie sprawozdań finansowych,

11. dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

12. prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

13. gromadzenie i przechowywanie deklaracji podatkowych i wykazów od nieruchomości składanych organowi Gminy,

14. przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

15. wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych oraz prowadzenie ich ewidencji i aktualizacja,

16. przedkładanie Wójtowi projektów decyzji w sprawie podatków od spadków i darowizn,

17. przygotowywanie danych do projektów aktów prawnych dotyczących podatków i opłat lokalnych,

18. przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

19. sporządzanie list płac pracowników Urzędu, GCK i S, GOPS, GZO i szkół podstawowych,

20. prowadzenie obsługi księgowej GCK i S , GOPS , GZO i szkół podstawowych,

21. prowadzenie obsługi księgowej OSP.

 

                                       § 23

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obywatelskich i USC należy:

  1. prowadzenie teczek osobowo- dowodowych aktualnych dokumentów tożsamości,
  2. prowadzenie teczek osobowo- dowodowych zmarłych posiadaczy dokumentów,
  3. prowadzenie rejestru wydanych dowodów osobistych,
  4. prowadzenie rejestru wysłanych i żądanych kopert dowodowych,
  5. obsługa programu ,,System obsługi obywateli” polegająca na :
    • przyjęciu dokumentów o wydaniu dowodu,
    • wprowadzeniu danych z wniosku do systemu, wydrukowany na formularzu oraz jego skanowanie i przekazywanie do Centrum Personalizacji,
    • przyjmowanie wyprodukowanych dowodów , wydanie ich i unieważnianie nieaktualnych dokumentów,
  6. prowadzenie rejestru przyjmowanych zgłoszeń o utracie dowodu i wydaniu zaświadczeń,

7. prowadzenie ewidencji ludności, w tym:

  • realizacja wykonywania obowiązku meldunkowego przez mieszkańców,
  • przyjmowanie zgłoszeń pobytowych cudzoziemców,
  • prowadzenie postępowania i przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,
  • współpraca z Wojewódzką Bazą Danych w zakresie elektronicznego systemu ewidencjonowania ludności,
  • prowadzenie kartotek osobowych mieszkańców aktualnych i byłych,
  • rejestracja urodzin , małżeństw oraz zgonów , innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób oraz wydanych dowodów osobistych,

8. prowadzenie rejestru wyborców ,

9. sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

10. sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

11.wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w oparciu o przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz prowadzenie stosownych rejestrów,

12. prowadzenie archiwum ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych,

13. przyjmowanie oświadczeń o wstąpienie w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

14. wydawanie decyzji administracyjnych w oparciu o prawo zgodnie z przepisami ustawy o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

15. przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania

16. prowadzenie kancelarii tajnej,

17. wykonywanie zadań wynikających z nadzoru nad ochroną tajemnicy służbowej w urzędzie i jednostkach organizacyjnych,

                                           § 24

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. obronnych należy:

1. prowadzenie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie z organami wojskowymi

2. prowadzenie spraw wojskowych w zakresie rejestracji przedpoborowych i poborowych,

3. przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony

4. planowanie formacji obrony cywilnej, w tym m.in. nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności

5. planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju ,

6. prowadzenie dokumentacji planistyczno-organizacyjnej na czas pokoju z zakresu spraw obronnych,

7. współpraca przy opracowywaniu Regulaminu Organizacyjnego na czas ,,W”

8. organizowanie wykonania przez jednostki Gminy zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony

9. opracowywanie Gminnego Programu Mobilizacji Gospodarki Gminy,

10. prowadzenie dokumentacji z zakresu szczegółowego działania Szefa OC Gminy do realizacji przedsięwzięć:

  • oceny zagrożenia i zamiaru prowadzenia AR
  • ewakuacji – przyjęcia ludności
  • zabezpieczenia logistycznego
  • procesu osiągnięcia wyższych stanowisk gotowości obronnej ,

11. przygotowywanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania sił zbrojnych, budynków, pomieszczeń i terenów oraz przygotowywanie decyzji o odszkodowanie z tego tytułu

12. prowadzenie magazynu sprzętu OC i związanej z nim dokumentacji ksiąg inwentarzowych ,

13. prowadzenie spraw planistyczno- organizacyjnych akcji kurierskiej,

14. wykonywanie obowiązków pełnomocnika do ochrony informacji niejawnych wynikających z ustawy z dnia 22.01.1999 o ochronie informacji niejawnych a w szczególności:

  • opracowanie planu ochrony informacji niejawnych Urzędu
  • realizowanie zadań ujętych w planie,

15. prowadzenie zagadnień dotyczących działalności ochotniczych straży pożarnych,

16. prowadzenie dokumentacji z zakresu działalności Komendanta Gminnego Straży Pożarowych,

17. opracowywanie programów ochrony przeciwpożarowej oraz czuwanie nad ich realizacją

18. wykonywanie obowiązków z-cy Kierownika USC

 

                                       § 25

Do samodzielnego stanowiska pracy ds. kadr należy:

1. prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

2. organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,

3. przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

4. zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników,

5. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,

6. prowadzenie spraw socjalnych pracowników,

7. przygotowanie i wydanie świadectw pracy, kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,

8. prowadzenie kontroli stanu bhp – okresowa analiza stanu bhp,

9. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych,

10.prowadzenie dokumentacji dotyczącej odpracowywanie prac społecznie użytecznych przez osoby skazane,

11.prowadzenie dokumentacji uczniów, odbywających praktyki zawodowe w urzędzie,

12.kompletowanie dokumentacji na dostawy , usługi i roboty budowlane realizowane pod potrzeby urzędu i jednostek organizacyjnych zgodnie z przepisami ustawy dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych,

13.prowadzenie zbiorczego rejestru zamówień publicznych.

14.prowadzenie postępowania reklamacyjnego pracowników Urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

                                          § 26

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. organizacyjnych i rady należy :

1. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,

2. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem Sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji,

3. protokołowanie Sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,

4. prowadzenie rejestru uchwał Rady, jej komisji, w tym rejestru aktów prawa miejscowego,

5. przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,

6. organizowanie szkoleń radnych,

7. prowadzenie dokumentacji związanej ze współpracą z sołectwami,

8. prowadzenie postępowania reklamacyjnego radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

9. prowadzenie ewidencji aktów normatywnych i przekazywanie ich odpowiednim stanowiskom pracy,

10. bieżące śledzenie wszystkich wydawnictw prasowych, biuletynów i pisemne informowanie pracowników o artykułach dotyczących ich zakresu obowiązków,

 

                                             § 27

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. kancelaryjno- biurowych należy:

1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, prowadzenie ewidencji korespondencji,

2. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,

3. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa- w tym protokołowania spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza,

4. prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

5. zamawianie pieczęci urzędowych oraz nadzór nad ich przechowywaniem,

6. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,

7. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowania ich do właściwych stanowisk pracy,

8. bieżąca obsługa oraz aktualizacja strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej,

9. udostępnianie zainteresowanym pracownikom aktualnych przepisów i informacji z internetu,

10. codzienne przyjmowanie oraz wysyłanie poczty drogą elektroniczną,

11. umieszczanie ogłoszeń o przetargach organizowanych przez Gminę Bedlno na stronie internetowej oraz wydawania poświadczeń w tym temacie,

12. zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,

13.prowadzenie biblioteki zakładowej,

14.prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta Gminy Bedlno.

 

                                        § 28

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. działalności gospodarczej należy:

1.prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,

2.przygotowywanie i doręczanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

3.przygotowywanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,

4.przygotowywanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej,

5.przygotowanie decyzji w sprawie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

6.przygotowywanie decyzji w sprawie cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

7.wydawanie zaświadczeń przedsiębiorcom potwierdzających dokonanie opłat wynikających z ustawy z dnia 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

8.przygotowywanie w porozumieniu z Komisją ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi – Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,

9.prowadzenie dokumentacji Komisji ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi,

10.przygotowywanie sprawozdań dla Rady Gminy Bedlno z wykonania zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

11.przyjmowanie zgłoszeń o imprezach artystycznych lub rozrywkowych organizowanych w ramach działalności kulturalnej,

12.przygotowywanie i doręczanie decyzji o zakazie odbycia imprezy artystycznej lub rozrywkowej,

13. prowadzenie ewidencji kart innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie.

                                          § 29

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. gospodarki komunalnej i przestrzennej należy:

1.prowadzenie spraw wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym Gminy , w tym :

- sprawy związane ze sporządzaniem miejscowego planu i zmian do niego,

- sprawy związane ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

- analizowanie wniosków w sprawach sporządzenia lub dokonania zmian w planie,

- wydawanie zaświadczeń, odpisów i wyrysów z planu,

2. prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych,

3. prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, prowadzenie rejestru wydanych decyzji,

4. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki lokalami mieszkalnymi,

5. przygotowywanie i nadzorowanie inwestycji gminnych, w tym :

- dokonywanie wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych,

- określenie zobowiązań partycypacyjnych inwestorów i mieszkańców Gminy,

6. przygotowywanie dokumentacji wniosków na inwestycje realizowane ze środków pomocowych oraz przeprowadzanie przetargów według przepisów unijnych,

7. sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,

8. prowadzenie spraw dotyczących nazewnictwa miejscowości oraz numerów porządkowych nieruchomości,

9. prowadzenie magazynu urzędu.

 

                                          § 30

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. gospodarki gruntami należy:

1. gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami przeznaczonymi w planie zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę( zbywanie, oddawanie w użytkowanie, użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd),

2. ustalenie wartości nieruchomości, cen i opłat za korzystanie z nich,

3. organizowanie przetargów na sprzedaż nieruchomości komunalnych,

4. kompletowanie dokumentów do nabywania nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminnych,

5. przygotowywanie i kompletowanie kart inwentaryzacyjnych niezbędnych do otrzymania decyzji o komunalizacji nieruchomości,

6. prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,

7. tworzenie zasobu gruntów komunalnych na cele zabudowy,

8. prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalami użytkow

9. zagospodarowani wspólnot gruntowych – nadzór,

10. wykonanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych,

11. przygotowywanie postanowień o skorzystaniu lub rezygnacji z prawa pierwokupu nieruchomości,

12. zarządzanie gruntami komunalnymi wykorzystywanymi rolniczo do czasu ich trwałego wyłączenia z produkcji rolnej,

13. występowanie z wnioskami o podział oraz wywłaszczenie nieruchomości niezbędnych na cele infrastruktury gminnej,

14. realizowanie ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie niniejszej ustawy, a w szczególności :

- wydawanie wniosków i zaświadczeń uprawniających do odbioru bonów paliwowych przez rolników,

- prowadzenie rejestru w tym zakresie,

- prowadzenie sprawozdawczości określonej w przepisach wykonawczych.

                               § 31

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. rolnictwa i ochrony środowiska należy :

1. prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o ochronie i kształtowaniu środowiska oraz ustawy o utrzymywaniu czystości i porządku w gminie, a w szczególności :

- przygotowywanie decyzji w sprawie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów,

- ustalenie kar pieniężnych za samowolne usunięcie drzew i krzewów,

- prowadzenie spraw związanych z wprowadzeniem ograniczeń oraz nakazywaniem wykonywania określonych czynności w zakresie ochrony środowiska przed hałasem i wibracją,

2. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o gospodarowaniu lasów,

3. koordynowanie gospodarki nasiennej,

4. podejmowanie działań na rzecz intensyfikacji produkcji rolnej,

5. koordynowanie obrotu materiału hodowlanego,

6. opracowywanie wspólnie ze służbami doradczymi planu upowszechniania wdrożeniowego i szkoleń,

7. współpraca z Polskim Związkiem Łowieckim,

8. współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,

9. współpraca ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie sygnalizacji o pojawieniu się chwastów, chorób i szkodników w uprawach bądź w nasiennictwie,

10. współdziałanie ze służbami inwestycyjnymi w zakresie planowania i realizacji inwestycji w rolnictwie melioracji i konserwacji urządzeń wodnych, w tym w szczególności :

- przygotowywanie decyzji zatwierdzających ugody w sprawach zmian stosunków wodnych na gruntach ,

11. prowadzenie spraw dotyczących ochrony wód przed zanieczyszczeniami oraz wprowadzaniem do nich ścieków,

12. prowadzenie spraw w zakresie eksploatacji i bieżącego utrzymywania sieci wodociągowej i kanalizacyjnej oraz ustalanie opłat za pobór wody i odprowadzanie ścieków

13. nadzór nad pracą konserwatorów,

14. przyjmowanie zgłoszeń o awariach i organizowanie napraw wodociągów i hydrofornii,

15. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zapobieganiu narkomani, a w szczególności :

  • wydawanie zezwoleń na uprawę maku w przypadku kontraktacji
  • prowadzenie lustracji upraw maku oraz przygotowywanie decyzji na likwidację upraw bez zezwolenia.

16. prowadzenie spraw z zakresu gospodarowania odpadami, opiniowanie wniosków na wytwarzanie odpadów niebezpiecznych.

                         § 32

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. ograniczenia bezrobocia należy :

1. opracowanie materiałów do programów przeciwdziałania bezrobociu,

2. prowadzenie spraw pracowników zatrudnionych w ramach prac publicznych i interwencyjnych w tym współpraca z kadrami odnośnie spraw osobowych tych pracowników,

3. współpraca z Rejonowym Urzędem Pracy odnośnie przydziału środków finansowych na zorganizowanie miejsc pracy,

4. sporządzanie list płac, obciążenie ZUS oraz wniosków o refundację świadczeń,

5. przygotowywanie propozycji Wójtowi Gminy – osób do zatrudnienia w ramach prac publicznych i interwencyjnych,

6. prowadzenie ankiet bezrobotnych z tereny Gminy,

7. prowadzenie kart drogowych i rozliczanie pojazdów stanowiących własność Gminy Bedlno, z wyjątkiem pojazdów ochotniczych straży pożarnych,

8. zarządzanie drogami będącymi w administracji Gminy,

9. określanie szczegółowego korzystania z dróg, w tym wykorzystania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,

10. wnioskowanie o przywrócenie pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia,

11. wnioskowanie w sprawach dotyczących zabezpieczenia potrzeb telekomunikacji i współpraca w tym zakresie z firmami telekomunikacyjnymi,

12. prowadzenie spraw z zakresu oświetlenia dróg gminnych,

13. sporządzanie zeznań świadków i wystawianie oświadczeń o pracy w rolnictwie.

                                             § 33

Do zadań sprzątaczki należy:

1.utrzymywanie czystości w budynku urzędu tj. sprzątanie pomieszczeń biurowych , sali konferencyjnej , korytarzy i łazienek,

2.dbanie o estetykę pomieszczeń biurowych

3.mycie i czyszczenie okien budynku urzędu

4.pranie i prasowanie firan

5.codzienne wyrzucenie śmieci.

 

                                          § 34

Do zadań pracownika gospodarczego – palacza co należy:

 

1.nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem instalacji: wodnej, sanitarnej, centralnego ogrzewania w budynku urzędu, bieżąca konserwacja.

2.w sezonie grzewczym obsługa kotłów centralnego ogrzewania zgodnie z obowiązującą do nich instalacją oraz przepisami ppoż i bhp.

3.utrzymanie odpowiedniej temperatury wewnątrz budynku (min. 18 ºC ) niezależnie od sytuacji atmosferycznej,

4.bieżąca dbałość o czystość pomieszczeń kotłowni i bezpośredniego otoczenia,

5.systematyczna i bieżąca dbałość o porządek wokół budynku urzędu, zamiatanie schodów i parkingu ( odśnieżanie i usuwanie lodu, wysypywanie piaskiem itd.,)

6.systematyczna i bieżąca dbałość o zieleń wokół budynku(koszenie trawników, nasadzanie i pielęgnacja drzew , krzewów i kwiatów ).

                                               § 35

Zasady podpisywania pism i decyzji stanowi Załącznik Nr 2 do Regulaminu.

 

                          VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

 

                                                § 36

1. Regulamin Organizacyjny nadaje Wójt w drodze Zarządzenia.

2. Zmiany Regulaminu następują w trybie właściwym dla jego uchwalenia.

 

                                                § 37

Załączniki Nr 1 i Nr 2 Regulaminu Organizacyjnego stanowią jego integralną część.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy w Bedlnie.

 

 

 

 

 

                          ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

 

 

 

                                                       § 1

Pracownicy urzędu podpisują :

1/ wszystkie pisma związane z zakresem działania referatu, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

2/ z upoważnienia Wójta decyzje administracyjne , postanowienia i zaświadczenia.

                                    § 2

Uprawnienia do podpisywania pism i decyzji , o których mowa w § 1 należy określić w zakresie czynności pracownika.

 

                                    § 3

Z upoważnienia Wójta pisma i decyzje podpisują pracownicy urzędu w granicach upoważnienia określonego w zakresie czynności lub upoważnienia udzielonego na piśmie.

                                    § 4

Zasady określone w § od 1 do 3 nie dotyczą czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonywanych przez Kierownika USC.

                                     § 5

Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu określone są w instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin.

 

 

 

 

                                 § 6

 

Wójt podpisuje :

1/ zarządzenia , regulaminy i okólniki wewnętrzne ,

2/ pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie działalności gminy ,

3/ decyzje w zakresie administracji publicznej

4/ decyzje administracyjne dotyczące :

- umorzenia należności finansowych ,

- spraw wojskowych i obronnych ,

5/ pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu ,

6/ pisma zawierające oświadczenia woli urzędu jako pracodawcy,

7/ pełnomocnictwo do reprezentowania gmin przed sądami i organami administracji ,

8/ informacje i sprawozdania przedkładane pod obrady Rady.

 

                                                  § 7

Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań , nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

 

                                                   § 8

Pracownicy przygotowują projekty pism , w tym decyzji administracyjnych , parafując je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.